Visselblåsning

Visselblåsarpolicy

Att visselblåsa betyder att väcka ledningens uppmärksamhet gällande oegentligheter såsom olagligheter, oetisk verksamhet eller andra allvarliga förhållanden inom Rejmekoncernen.

Syfte med visselblåsarsystemet
Hos oss har varje medarbetare ett ansvar att följa gällande lagar, våra policyer och agera etiskt för en öppen, sund och hållbar företagskultur. Om någon uppmärksammar att vi inte lever upp till de riktlinjer som är uppsatta inom Rejmes skall det vara fritt att kunna berätta om sina misstankar.

Vi vill ständigt förbättras och en av vägarna är visselblåsarfunktionen. Medarbetare, kunder och leverantörer är viktiga källor till insikt om eventuella brister hos oss och genom denna kanal kan vi få reda på oegentligheter och agera så snart som möjligt.

Som visselblåsare finns valet att lämna uppgifter anonymt. För att skydda uppgiftslämnare finns visselblåsarlagen, Rejmes visselblåsarpolicy och funktion.

Denna policy ger information om hur visselblåsning går till inom Rejmekoncernen.

Vad kan rapporteras?
En anmälan via visselblåsarfunktionen ska gälla i ett arbetsrelaterat sammanhang och grunda sig i konkreta misstankar, ha allvarlig omfattning och vara av allmänintresse. Ärenden som bryter mot lagen eller inte faller inom Rejmeskoncernens värderingar kan till exempel vara:

Finansiella oegentligheter såsom mutor, bedrägerier, bestickning, stöld, förfalskning och bokföringsbrott.
Missförhållanden som rör människors hälsa, säkerhet och integritet gällande arbetsmiljö, produktsäkerhet, allvarlig diskriminering och trakasserier.
Miljöbrott som ger omfattande skada på natur och omgivning.

När skall man inte visselblåsa?

Ärenden som till exempel tvister, ledningens arbete, personalärenden, reklamationer, missnöje med lön, regler om sjukskrivning faller inte under visselblåsning.

Om ditt visselblåsarärende bedöms falla utanför ramen för visselblåsning kommer du få meddelande om det i verktyget. Ärendet tas då inte vidare utan du behöver agera och ta problemet vidare internt med närmaste chef, medlem av ledningsgrupp eller HR-avdelningen.

Vem kan rapportera?
Rapporteringsrutinen kan användas av alla anställda (oavsett anställningsform) inom Rejmekoncernen. Leverantörer, tidigare anställda och även andra intressenter kan nyttja funktionen.

Rapportera visselblåsarärende
Ärenden registreras på en digital plattform som hanteras av en extern och oberoende aktör, Whistlelink. Visselblåsarplattformen är krypterad och lösenordskyddad vilket innebär att informationen är säker och endast kan ses av dem som är involverade i ärendet.

Du kan väja om du vill vara anonym eller öppen med din identitet när du gör en anmälan. Väljer du att vara anonym är det viktigt att du själv följer processen och håller fortsatt dialog via plattformen.

Utveckla din anmälan noggrant och bifoga allt som kan ha relevans.
Det är viktigt att du beskriver all fakta i ärendet, även detaljerad information kan ha betydelse för helheten.
Du behöver inte ha bevis för din misstanke men rapport får inte göras med falska uppgifter eller skadligt uppsåt.
Vill du ha ett personligt möte meddelar du det vid rapportering.
Notera ärendenummer och kod för att logga in och följa ditt ärende.

Rapportera här: https://rejmes.whistlelink.com/
Telefon: 0770-45 55 98. Helgfria vardagar 08.00-16.30

Vem tar emot anmälan?
Alla rapporter tas emot och hanteras av en extern oberoende part, Whistlelink, som gör första bedömningen. Ärendet sänds därefter vidare till Miljö- och hållbarhetsansvarig samt HR-ansvarig på Rejmes. Vid behov tas hjälp av externa aktörer.

Om du rapporterar anonymt kan du välja att vara fortsatt anonym även för externa utredare.

Sekretess och tystnadsplikt enligt visselblåsarlagen gäller för personer som hanterar ärenden.

Följ ditt ärende
All information och fortlöpande process ser du via visselblåsarplattformen. Det är viktigt att du noterar både ärendenummer och kod som du får vid rapportering, då båda krävs för inloggning.

Ärendenummer
Kod

Inom en vecka efter din anmälan kan du logga in i verktyget för att se och svara på eventuella följdfrågor och kommentarer. Logga in regelbundet för en snabb och effektiv hantering och process.

Senast inom tre månader fattas beslut om agerande i ärendet.

Personuppgifter och anonymitet
Rättigheter för personer som förekommer i visselblåsarärenden skyddas enligt gällande dataskydds- och visselblåsarlagen. Personliga data som ingår i ärendehanteringen och utredningsdokumentation kommer att raderas efter avslutad utredning, med undantag för de fall där gällande lagar anger att personliga data måste sparas.

I de fall polis eller andra offentliga myndigheter blir involverade kan utlämnande av de uppgifter som finns att tillgå bli nödvändiga. I övrigt hänvisar vi till Tage Rejmes Bil AB:s integritetspolicy.

Missbruk
Det är viktigt att alla som larmar verkligen misstänker att allvarligt missförhållande föreligger. Anklagelser får inte göras med skadligt uppsåt eller falsk information. Anmälningar får inte grunda sig på rykten eller hörsägen. Vi ser allvarligt på medvetet falska eller illvilliga anklagelser som skadar andra människor, och kan vidta disciplinära åtgärder gentemot den som i ont uppsåt lämnar felaktiga uppgifter.

Extern rapportering av visselblåsarärenden
Oegentligheter kan också anmälas externt till en behörig myndighet som kan ta emot, ge återkoppling om och följa upp visselblåsarärenden och om så är tillämpligt ta vidare till EU:s institutioner, organ eller myndigheter. Vidare information finns här: https://www.whistlelink.com/external-reporting-whistleblowing/

Vill du veta mer
Ta kontakt med Rejmes HR för frågor. HR-ansvarig är ansvarig för denna policy.